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人事作業程序

來源:www.roiczt.icu發布日期:2012-08-17

 

人事作業程序

 

    -  前    言

 

    第一條  依據本公司辦事細則第十九條規定辦理。

    第二條  為使本公司人事作業正軌化、制度化,能在有序可循的情況下,使

本公司人事統一、脈絡一貫,并加強人事部門與各部門間的了解,借以更密切配合,提高工作效率,特制訂本程序。

 

    -  主    辦

 

    第三條  人事作業負責單位隸屬于管理部(科),設科長一人,承上級之命,

負責下列全盤人事業務。

    (一)依據公司業務需要,研究組織職責及權責劃分的改進方案。

    (二)配合公司經營目標,依據人力分析及人力預測的結果,擬訂人力資源發展計劃及人員編制數額,并根據人力發展計劃,籌劃各項教育及訓練。

    (三)設計、推行及改進人事管理制度及其作業流程,并確保其有效實施。

    (四)經與各單位主管會商,擬定每一職位的工作標準及其所需資格、條件,以求適才適所。

    (五)依生活水準、薪資市場情況及公司政策,建議研訂合理的員工待遇。

    (六)制定各項員工福利與工作安全措施,并維持員工與公司間和諧關系。

第肆條          人事科另設專員及辦事員各若干名,分別負責下列工作

(一)專員:

    1. 行政公文處理;

    2. 員工征信調查及對保工作;

    3. 招募行政工作;

    4. 考績行政工作。

    (二)辦事員:

    1. 資料檔案管理;

    2. 勞保行政工作;

    3. 考勤行政工作。

    第五條  人事科組織關系

    (一)受秘書處主任指揮及監督,并向其直接報告。

    (二)以誠懇友善態度與其他單位協調、聯系,并就其所提出的有關本單位工作的詢問、質疑予以解答。

    (三)在權限內督導各部門有關人事事宜。

    (四)為達成本單位的任務,與其他有關方面建立并保持必要的聯絡。

 

    -  組    織

 

    第六條  為了完成本公司的任務與目標,而將應處理的工作做適當分配安

排,對所有員工有效運用,制定本公司“組織系統表”,并視情況每年定期檢查修訂。

 

   

-  體    制

 

    第七條  區分組織中縱的性質與橫的程度及其交錯的結構體制,據此而設定本公司“職位(等)及職稱配置表”作為人事管理基礎。

 

    -  工作分析

 

第八條   公司確立組織體制及人事措施實行前,須將各項工作職責的任務,以及工作人員的條件等予以分析研究,做成“職務說明書”作為人事行政的依據。

 

    -  分層負責

 

    第九條  為明確劃分各層人員的人事權責,擬定“人事權限劃分表”,表中所列的權責,各層人員均應確實負責辦理,不得借詞推諉,實施時如遇困難或特別事情發生,應向上一級人員請示后予以處理。

 

    -  編    制

 

    第十條  本公司為推行業務及基于人事預算控制,對各部門可設職稱及可

用員額予以規定,訂立各單位“員額編制表”并視情況每年定期檢查修訂。

 

    -  人力控制

 

    第十一條  根據編制,本公司定期召開人力檢查會,就現有人員適職與否、流動率、缺勤情況及應儲備人力及需求人力做正確、客觀的檢查建議,作為人事科研訂人力計劃,辦理開拓人力來源的參考依據。

    第十二條  人員撥補申請作業程序如下

    (一)各單位如須增補人員,先至人事科領取“人員撥補申請單”填妥后,匯人事科辦理。

    (二)人事科接到申請單后,應調查所申請人員是否為編制內所需求,其職位薪資預算是否在控制內,其需要時機是否恰當等問題。

    (三)人事科調查后,即就申請人員的來源做正確的擬辦建議,呈總經理核準后,根據指示辦理招募預備工作。

    (四)人員撥補申請單經批示完畢后,均應轉回申請單位,人事科憑副本辦理。

 

    -  招募甄試

 

    第十三條  人員招募作業程序如下

    (一)人事科收集人員撥補申請單至一定時期,即行擬訂招募計劃,內容包括下列項目:

    1. 招募職位名稱及名額;

    2. 資格條件限制;

    3. 職位預算薪金;

   

4. 預定任用日期;

    5. 通報稿或登報稿(訴求方式)擬具;

    6. 資料審核方式及辦理日期(截止日期);

    7. 甄試方式及時程安排(含面談主管安排);

    8. 場地安排;

    9. 工作能力安排;

    10. 準備事項(通知單、海報、公司宣傳資料等)。

    (二)訴求:即將招募消息告訴大眾及求職人,如下:

    1. 登報征求:先擬廣告稿,估計刊登費,決定刊登何報、何時,然后聯絡報社。

    2. 同仁推薦:以海報或公告方式進行。

    (三)應征信處理:

    1. 訴求消息發出后,會收到應征資料,經審核后,對合格應征者發出“初

試通知單”及“甄選報名單”,通知前來本公司接受甄試。

    2. 不合格應征資料,歸檔一個月后銷毀,但有要求退件者,應給予退件。為了給社會大眾一個好的印象,對所有未錄取者發出“謝函”也是應有的禮貌。  (四)甄試:新進人員甄選考試分筆試及面談。

    1. 筆試包括下列:

    (1)專業測驗(由申請單位擬訂試題);

    (2)定向測驗;

    (3)領導能力測驗(適合干部級);

    (4)智力測驗。

    2. 面談:由申請單位主管、人事主管、核定權限主管分別或共同面談,面談時應注意:

    (1)要盡量使應征人員感到親切、自然、輕松;

    (2)要了解自己所要獲知的答案及問題點;

    (3)要了解自己要告訴對方的問題;

    (4)要尊重對方的人格;

    (5)將口試結果隨時記錄于“面談記錄表”。

    3. 如初次面談不夠周詳,無法做有效參考,可再發出“復談通知單”,再次安排約談。

    (五)背景調查:

    經甄試合格,初步決定的人選,視情況應做有效的背景調查。

    (六)結果評定:

經評定未錄取人員,先發出謝函通知,將其資料歸入儲備人才檔案中,以備不時之需,經評定錄取人員,由人事主管及用人主管會商進用日期后發給“報到通知單”,并安排職前訓練有關準備工作。

(七)注意事項:

應征資料的處理及背景調查時應尊重應征人的個人隱私權,注意保密工作。

 

-  任    用

 

    第十四條  經核定錄用人員,由人事科依據甄選報名單發給“報到通知單”,請他于報到時攜帶下列資料:

  

(一)保證書;

    (二)服務自愿書;

    (三)員工資料卡;

    (四)相片六張;

    (五)戶籍謄本;

    (六)身份證復印件;

    (七)體檢表;

    (八)扶養親屬申報表;

    (九)學歷證件復印件。

    (以上應繳資料視情況可增減)

    第十五條  干部人員任用,視情況可發給“聘任書”。

    第十六條  新進人員于報到日,人事科即發給“報到程序單”,并檢收其應繳資料,若資料不全,應限期補辦,否則首月薪資可暫扣發。

    第十七條  人事科隨后應親切有禮地引導新進人員依報到程序單上的順序,

逐項協助辦理下列:

    (一)領取員工手冊及識別證;

    (二)制考勤卡并解釋使用;

    (三)領制服及制服卡(總務科主辦);

    (四)領儲物柜鎖匙(總務科主辦);

    (五)若有需要,填“住宿申請單”;

    (六)登記參加勞保及參加工會;

    (七)視情況引導參觀各單位及安排職前訓練。

    第十八條  前條逐項辦理完畢后,人事科即填制“新進人員簡介及到職通知”,引導新進人員向單位主管報到,由單位主管收存到職通知后依“職前介紹表”逐項給予說明,并于報到程序單上簽章交回人事科,表示人員報到完畢。

    第十九條  人事科依據報到程序單隨后應辦理下列事項:

    (一)填“人員異動記錄簿”。

    (二)登記人事科管理用的“人員狀況表”。

    (三)干部人員發布“干部到職通報”。

    (四)登記對保名冊,安排對保。

    (五)填制“薪資通知單”辦理核薪。

    (六)收齊報到應繳資料(扶養親屬申報表轉會計科)連同甄選報名單建立個人資料檔案,編號列管。

 

    -  對    保

 

    第二十條  新進人員報到上班后,應實施第一次對保,以后每年度視必要復對一次,并予記錄。

    第二十一條  對保分親自對保及通信對保。

    第二十二條  被保人如無故離職,移交不清,本公司應發出“保證責任催告

函”。

    第二十三條  有關對保作業,應另參照人事管理規章中有關規定辦理。

 

    

 

-  試    用

 

    第二十四條  新進人員試用期為三個月(作業員為40天),屆滿前一周由人事單位提供“考核表”,分甲(干部人員)、乙(一般人員)兩種,并登記被考核人試用期間出勤資料,依人事權限劃分表順序,逐級考核。

    第二十五條  人事單位根據考核表發給“試用期滿通知”。

    第二十六條  人事單位發出試用期滿通知后,并依不同的批示,分別辦理下

列事項:

    (一)試用不合格者,另發給通知單。

    (二)調(升)職者,由人事單位辦理異動作業。

    (三)薪資變更者,由人事單位填制“薪資通知單”辦理調薪。

    第二十七條  前條辦理完畢后,考核表應歸入個人資料袋中。

    第二十八條  新進人員在試用期中,表現不合要求,單位主管認為有必要停

止試用時,可立即提前辦理考核,并簽人事異動申請單,報請權限主管核定停止試用。

 

    -  異    動

 

    第二十九條  晉升(升職、升等、升級)及降級由申請人填寫“人事異動申請單”及辦理臨時考核,轉人事單位簽注意見后,呈權限主管批示。

    第三十條  調職由申請人填寫“人事異動申請單”送調職單位會簽,轉人事單位簽注意見后,呈權限主管核定。

    第三十一條  未批準的升、降、調申請單退回申請單位。經批準的申請單則

由人事科依據發布“人事異動通知”,副本抄送申請單位及本人,并限期辦理業務移交手續,履任新職。若職稱異動或單位異動,副本應抄發會計單位,通知變更薪資名冊。

    第三十二條  經批準異動案件,涉及調整薪資者,人事科應根據人事異動

申請單批示,填制“薪資通知單”辦理調薪,呈核后轉會計單位作業。

第三十三條  資遣

(一)凡符合于資遣規定者,由人事主管與單位主管商定后填寫人事異動申請單簽注原因轉呈總經理核準,然后發給“資遣通知單”(副本抄送會計單位核發資遣費)及“離職通知單”通知辦理離職手續,辦妥后始可發給資遣費。

    (二)資遣作業應另參照人事管理規章中有關規定辦理。

    第三十四條  留職停薪

    (一)人員有留職停薪的需要時,可由申請人填寫人事異動申請單并經人事主管調查符合留職停薪申請規定后,轉呈總經理核準發給“留職停薪通知單”及離職通知單,通知辦理離職手續。

    (二)留職停薪期滿時,當事人應到公司填寫人事異動申請單申請復職或延長期限,凡未辦理者,視同免職。

    (三)留職停薪人員,概不保留底缺,申請復職時,如原服務單位無缺額或業務上已無需要時,則不準復職,視同免職。

    (四)留職停薪作業應另參照人事管理規章中有關規定辦理。

   

 

 

第三十五條  免職

    (一)凡合于免職規定者,可由單位主管或人事科填寫人事異動申請單會簽意見后,呈總經理核準,發給離職通知單通知辦理離職手續并核發薪資。

    (二)免職申請應參照人事管理規章中有關規定辦理。

    第三十六條  經批準離職案件,人事科應填制薪資通知單辦理停薪,轉會

計科作業。

    第三十七條  人事單位應依據人事異動申請表逐日整理辦理下列工作:

    (一)填入人員異動記錄簿內。

    (二)登記于個人資料卡內(離職人員,其資料應予歸檔另行保管)。

    (三)修正人事單位管理人員狀況表。

 

    -  請    假

 

    第三十八條  員工因故請假,應至人事科領取個人專用請假卡,依人事權限劃分表逐級呈核,再轉回人事單位登記于考勤表上。

    第三十九條  休假作業應另參照休假辦法有關規定辦理。

 

    -  考    勤

 

    第四十條  本公司除特定人員外,均須于警衛室設置打卡單。

    第四十一條  各單位主管應于月終前將下月份本單位工作時間表送人事科備查;人事科收集各單位一級主管干部人員出勤時間表呈總經理核閱。(如非輪班人員,每月工作時間固定者不必再排時間)

    第四十二條  如需變更出勤與輪休時間,或補充新進人員出勤時間,應填“出勤時間調整單”,經權限主管核準后,轉人事單位登記備查。

    第四十三條  員工因故延長上班時間或于假日出勤,先至人事單位領取“加

班報告單”,經權限主管核準后轉人事單位查核并登記于考勤表上。

    第四十四條  員工因公于上班中外出,應填寫“公出單”送單位一級主管核準后,交警衛室登記。

    第四十五條  一級主管因公外出免填公出單,但應向上級主管報備,或于辦

公室交代去處,聯絡方法,并于警衛室登記,未趕回公司打卡下班,則由人事單位依據警衛室出入登記簿記錄給予簽證。

    第四十六條  因公而未打卡,應報備人事單位領取“未打卡證明單”,填寫并經一級主管簽證后轉人事單位登記于考勤表上加蓋公章。

    第四十七條  下班忘記打卡,可由本人填送未打卡證明單呈一級主管簽證,

若舉證有據,單位主管得予簽明,視早退一次處分,若無法舉證非因早退而未打卡則視未打卡一次處分,若未填送未打卡證明單者一律以曠工論。

    第四十八條  人事單位應于每日檢視考勤表,遇異常狀況或違規事情,應即主動簽辦,并與單位主管聯絡。

    第四十九條  員工出勤情況,人事單位應于每月終了后,編制統計表各兩份,一份送會計單位核計薪資加扣,一份公布,限三日內接受更正申請。

    (一)缺勤統計表。

    (二)全勤人員名單。

    (三)加班(勤)統計表。

   

(四)值夜人員統計表

    第五十條  人事單位應建立每一員工一份年度考勤統計表(印于個人資料卡中),逐月依據考勤表予以登錄,經登錄后考勤表即可銷毀作廢。

    第五十一條  每一年度終了,人事單位應即依據年度考勤統計表,統計是否有未休完特別假的人員,予以計入十二月份加班統計表內,換發薪金。

    第五十二條  每一年度終了后,人事單位應即調查編制翌年度享有特別假人員名單,予以造冊呈準后公布實施。

    第五十三條  有關考勤作業,請參照“人事管理規則”有關規定辦理。

 

    -  出    差

 

    第五十四條  員工因公出差,應至人事單位領取“出差申請單”經呈總經理核準后(得向會計單位申請預支差旅費)并轉人事單位備查。

    第五十五條  出差完畢三天內,須據實填寫旅費報告表連同各項單據,一并呈報核銷。

    第五十六條  出差作業,應參照“出差辦法”規定辦理。

 

    -  獎    懲

 

    第五十七條  員工遇有功過獎懲時,可由建議人填報“獎懲建議申請單”

公文,先由人事單位簽注意見后,呈總經理核定。

    第五十八條  人事單位根據核準獎懲建議申請單發布“獎懲通知單”公文,副本抄送本人單位及本人知照,另一份送會計單位加扣薪資。

    第五十九條  人事單位應按月將人事獎懲通知單登錄于個人資料卡內。

    第六十條  獎懲作業應另參照“獎懲辦法”規定辦理。

 

    -  考    績

 

    第六十一條  考績分年度考績與臨時考績兩種,其處理程序如下:

    (一)年度考績

    每年度終了由人事單位提供考核表,分甲、乙兩種,并予登記年度出勤資料、獎懲資料后依人事權限劃分表,逐級考評核定等級,作為年終獎金發放及定期晉級的參考依據。

    (二)臨時考績

    為申請升降職,應附辦理臨時考績,以作上級批示決策參考依據。

    第六十二條  考績表辦理完畢,存于個人資料袋內,并予以登錄。

    第六十三條  考績作業應另參照“考績辦法”規定辦理。

 

    -  薪    資

 

    第六十四條  人事單位應于每月25日整理上月26日以后到職的新進人員甄選報名單,據此填制“薪資通知單”辦理核薪,并由單位主管簽署,轉呈總經理

核定,再登錄于“薪資名冊”后,再轉會計單位作業。

 

   

第六十五條  人事單位應于每月25日整理本月份涉及調薪的人事異動申請單及考核表,據此填制薪資通知單辦理調薪抄錄,由人事主管審核簽章后與單位

主管會簽,登記于薪資名冊,轉會計單位作業。

    第六十六條  經批準離職案件,人事單位應據此填制薪資通知單辦理停薪

,由人事主管審核簽章,登錄于薪資名冊后轉會計單位作業。

    第六十七條  核薪與調薪案件于歸檔前,應登錄于個人資料卡內。

    第六十八條  除人事單位應備一份全公司人員薪資名冊外,各一級單位亦應

備一份所屬人員薪資名冊。

    第六十九條  薪資作業應另參照職薪辦法中職薪等級表及有關規定辦理。

 

    -  訓    練

 

    第七十條  職前訓練

    新進人員于報到后,人事單位應辦理以下職前教育:

    (一)介紹公司沿革、經營方針、工作環境;

    (二)簡介各部門組織、職責、作業狀況;

    (三)出勤規定及注意事項;

    (四)介紹各部門辦公室及主管。

    第七十一條  在職訓練

    (一)人事單位于年度開始,依所需訓練目標、對象、課程、教材、預算,擬訂訓練計劃。

    (二)人事單位于訓練期中,應嚴予考核。

    (三)員工于接受訓練后,視需要提出心得報告,成績優劣列入考核依據。

    第七十二條  專業訓練

    (一)專業知識,視必要可辦理專案訓練。

    (二)搜集專業報導或講座教材,印發給每位員工。

    (三)各一級主管可自行申請或由公司指派參加國內外各種訓練機構舉辦的講座、觀摩、訓練。

    第七十三條  訓練作業應另參照“訓練辦法”規定辦理。

 

    -  辭    職

 

    第七十四條  正式任用的員工如感工作不適或其他原因想辭職,應于15天

前提出辭職申請書,由單位主管及人事主管簽具意見后,呈總經理核準,再轉回人事單位,人事單位據此填制薪資通知單辦理停薪,轉會計單位作業。

    第七十五條  人事單位依據辭職申請書發給“離職通知單”,通知本人于奉準離職日當天下班前依離職通知單上應辦理事項,逐項辦理移交,辦理完畢后,由人事主管審核無訛后,并簽章轉會計單位核計當月薪資(除特準外,均于下次發薪日發給)。

    第七十六條  人事單位根據離職通知單于當日即行辦理下列事項:

    (一)登記于人員異動記錄簿內。

    (二)注銷人事單位控制的人員狀況表內登記。

(三)登記個人資料卡,注銷個人資料檔案。

 

 

    第七十七條  人事主管視情況應約談離職人員,并將面談結果填入離職人員

面談記錄檔案,以作為人事流動率檢查參考。

 

    -  退    休

 

    第七十八條  人員屬退休年限,由人事單位填寫“退休申請單”公文,詳填理由及會簽單位主管意見后,呈總經理核準,發給“退休通知單”,副本轉會計單位核發退休金。

    第七十九條  經核準退休人員,于奉準退休日,應領取“離職通知單”逐項辦妥離職手續后,始發給退休金。

    第八十條  人事單位憑退休通知單及離職通知單,應辦理事項參照第七十六

條辦理。

    第八十一條  人員退休,應另參照“退休辦法”規定辦理。

 

    -  撫    恤

 

    第八十二條  人員因公死亡者,由人事單位填寫“撫恤申請單”公文,呈總經理核準,副本抄送會計單位核發撫恤金。

    第八十三條  死亡員工家屬由人事單位會同辦理離職手續,并填具“申請撫恤金保證書”后,始得領取撫恤金,人事單位參照第七十六條辦理有關事宜。

 

    -  移    交

 

    第八十四條  各級主管人員及業務承辦人員因故離職時,應將所負責的公物及經辦事務逐件列具清冊,在監交人監督下點交接任的人員,并會同接任人員提出移交報告書。

    第八十五條  移交時應造清冊名稱如下

    (一)印章戳記清冊。

    (二)所屬人員薪資單冊。

    (三)未辦或未了重要案件目錄。

    (四)保管文卷目錄。

    (五)職責事務目錄。

    (六)上級指定專案移交事項清冊。

    (七)保管圖書清冊。

 

    -  申請福利金

 

    第八十六條  員工符合福利金申請條件者,至人事單位填寫“福利金申請單”公文,由人事單位簽注意見,呈總經理核準后,副本抄發會計單位發給福利金。

    第八十七條  福利金申請應另參照“福利辦法”規定辦理。

 

 

 

 

   -  申請宿舍

 

    第八十八條  新進員工或現有員工若需要住宿舍,可到人事單位填寫住宿申請單申請配住,由人事單位簽注意見后,轉總務單位辦理。

 

    -  參加工會

 

    第八十九條   新進人員于報到日時,人事單位應視其任職單位詢問是否參加工會并給予解釋辦理。

    第九十條  人事單位應每月統計列冊個人應繳會費,轉會計單位代從薪資內扣繳。

 

    -  勞工保險

 

    第九十一條  人員于報到日時,由人事單位登記辦理投加保,生效日以到職日為準。

    第九十二條  人員于退職日當天,人事單位應即辦理退保。

    第九十三條  投保薪資因調整薪資或其他因素而變動時,應由人事單位填報“投保薪資調整單”。

    第九十四條  人事單位應保管勞保局每月寄來的勞保門診單,當員工有需要時,可持私章索取。

    第九十五條  員工勞保個人資料應立冊登錄備查。

    第九十六條  人事單位應每月統計列冊個人負擔保費,轉會計單位從薪資內扣繳。

 

    -  資料管理

 

    第九十七條  各種人事命令、通知公布一周后,連同該案核準憑證(申請單

或簽呈)合并歸檔。

    第九十八條  每月初依據人員異動記錄簿編制“人事異動月報表”,呈核閱后,列入人事流動率檢查依據。

    第九十九條  人事單位應于每月10日編制各主管名冊,送守衛或總機備查(如未異動可具文報備)。

    第一○○條  員工若有需要“服務證明書”或“離職證明書”,可至人事單位說明申請理由,由經辦人填寫證明,轉秘書室蓋印。

    第一○一條  人事單位應備檔案包括下列:

    (一)人事異動案。

   (二)人事獎懲案。

(三)人事考績案。

(四)人事訓練案。

(五)人事規章案。

(六)人事勤務案。

 

 

(七)人事表報案。

(八)福利案。

(九)文康活動案。

(十)涉外事件案。

(十一)收發文登記簿。

 

-  其    他

 

第一○二條  本作業程序,應另參照“人事管理規章”有關規定辦理,如有疑義,可由人事單位主管解釋運用,如有未盡事宜,應另補充修正。

第一○三條  本作業程序承奉核準后實施,修正時亦同。

 

 

 

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